Dé alles kunnende en alwetende boekhouder

Er zijn weinig woorden die zoveel synoniemen kennen als ‘de boekhouder’. We kennen uiteraard het woord ‘boekhouder’, maar ook hier wordt vaak naar verwezen als je accountant bent, belastingadviseur- of consulent, administrateur, bedrijfskundige of econoom. Het geeft aan dat je als boekhouder eigenlijk een soort huisarts bent voor de ondernemer. Een generalist, een luisterend oor, een klankbord en met een netwerk van specialisten op allerlei gebied. De andere kant van de medaille is dat er zoveel in de vergaarbak ‘boekhouder’ terecht komt dat de vraag is wat hoort er eigenlijk bij dé boekhouder. Het is een zinnige vraag. Er verandert veel op software gebied voor de dienstverlening van deze groep, er zijn veel software oplossingen voor administratieve zaken en dit kan van invloed zijn op de wensen die ondernemers hebben bij de dienstverlening van de ‘huisarts’ van de onderneming.

De rol van de boekhouder

We kunnen stellen dat de rol van de traditionele boekhouder aan het veranderen is. Het traject dat de klant met een uitdraai van hun bankafschriften komen en een kopie van de betaalde facturen, om een btw aangifte te kunnen opstellen begint een achterhaald concept te worden. Ook de rol van de administrateur of accountant die op traditionele wijze na afloop van het jaar DE jaarrekening gaat opstellen om dan de cijfers te bespreken is niet meer van deze tijd.

Laten we eerlijk zijn, dit is altijd een beetje voor een MKB-ondernemer trage stroop geweest. De meeste ondernemers willen graag tijdens het jaar weten waar ze staan, hoeveel belasting ze moeten betalen en hebben een hekel aan de druk van de periodieke BTW aangiften. Dit is vooral omdat dan de boekhouding die toch wat vooruit is geschoven nu geen uitstel meer kent.

De software

Wat is er veranderd? De snelheid waarmee ondernemingen moeten kunnen bijsturen is veranderd door de komst van het internet. Informatie is super snel beschikbaar, producten kunnen over de hele wereld gekocht en verkocht worden en de technologische ontwikkelingen zorgen voor vlotter inzicht.

In de administratieve dienstverlening is er cloud-based boekhoudsoftware beschikbaar, er is software om te factureren, er zijn diverse vormen om het betalingsverkeer via IT af te handelen, de bank kan automatische geïmporteerd worden en halleluja, de inkoopbonnen kunnen via een app met een fotootje naar de boekhouding gestuurd worden. Boekhouden wordt zeg maar een feestje.

De complexiteit

Er wordt gedaan alsof iedere bon of inkoopfactuur ‘automatisch’ in de boekhouding wordt verwerkt. Dit is helaas niet zo. Software is inmiddels wel zover dat een factuur die op diverse punten herkend wordt inderdaad automatisch in de boekhouding kan staan. Het gaat dan om facturen die standaard lay-outs hebben zodat de software ook intelligent kan herkennen. Dit herkennen kan omdat iemand de crediteur en de boekhouding heeft ingeregeld. Iemand is vaak de boekhouder.

Uit bronnen van software ontwikkelaars is bekend dat ze weten dat ‘de bulk’ van de facturen inderdaad automatisch verwerkt kan worden. Er blijft zeker 30% over waar naar gekeken moet worden door een mens omdat de software de Albert Hein bon niet herkend of de tankbon. Of slecht leesbare facturen (de mens maakt de foto) etc. Deze 30% kan nog lang duren voordat dit in een ‘automatisch systeem’ zit. Het heeft namelijk ook een kostenplaatje. Automatiseren tegen welke prijs?

Bankkoppelingen zijn er niet altijd bij elk pakket. Minder grote en reguliere banken hebben niet met alle pakketten een koppeling. De klant levert dan inleesbestanden aan. Meestal gebeurt dit op maandbasis.

Software die prachtige facturen kan maken en soepele offertes hebben niet zelden waardeloze boekhoudsoftware erachter zitten. Het zijn vaak ook twee verschillende vragen. Ik wil factureren en ik wil boekhouden. Goede boekhoudsoftware die een accountant of top administrateur zou kiezen zijn niet per definitie handige facturatie programma’s.

Kortom, de automatisering schrijdt voort maar naast vele fijne oplossingen voor de boekhouding zijn er ook nog wel de nodige hindernissen te nemen.

De wens van de ondernemer

Real time verwerken, bijsturen op de cijfers in je dashboard, boekhouden wordt een feestje, de administrateur als huisarts met een stethoscoop om het kloppende hart van de onderneming te horen. Is dit wat de ondernemer wil of is dit een reclame voor een bank.

Als we alle ruis van de lijn halen dan horen wij vaak dezelfde boodschap in de ruimte. Hoe kan ik alles zo simpel mogelijk verwerken als we het over de boekhouding hebben? Kan ik een keer tegen iemand aanpraten over mijn strategie? Is er iemand bereikbaar op dat kantoor? Denken ze weleens met mij mee? Waarom zijn mijn cijfers zo laat beschikbaar? Ik snap niets van dat dashboard, kan iemand wat uitleggen?

De automatisering maakt dingen makkelijker en is zeker een aanwinst bij het voeren van boekhoudingen. Het kan ook sneller en efficiënter en cijfers kunnen vlotter beschikbaar zijn. Maar hier speelt ook de klant een rol in. Levert de klant langzaam aan of zijn de helft van de bonnen er niet, dan kun je niet real time verwerken.

En belangrijker nog, is de vraag van ondernemer zoveel gewijzigd ten opzichte van 30 jaar geleden? Wij denken van niet. Ja, de wereld is sneller gaan draaien door IT maar goed luisteren naar je klant om zijn vraag te horen is van alle tijden.

Eens van gedachten wisselen over dit onderwerp of andere zaken? Vraag een consultancygesprek aan met ons Neem contact op

×