Thuiswerken: “Het nieuwe normaal?”

In de tijd van corona is thuiswerken in de meeste gevallen een must geworden. Veel bedrijven hebben dit concept omarmd al dan niet tegen wil en dank. We zien in de krant zelfs voorbij komen dat de huur van volledige kantoorpanden wordt opgezegd om iedereen thuis te laten werken. Is het een hype van voorbijgaande aard of  wordt thuiswerken het nieuwe ‘walhalla’? Wij vragen ons af wat de gevolgen van dit vele thuiswerken is in het kader van wetgeving en privacy maar ook wat doet het met jou als mens en de teamspirit. 

Arbo-wet

Momenteel heeft de werkgever de verplichting voor het zorgen van een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer. Deze zorgplicht geldt ook voor de thuiswerkplek. De invulling van deze zorgplicht is afhankelijk van wat redelijkerwijs kan worden verwacht van de werkgever. Vanwege de snelle lockdown was er weinig voorbereidingstijd om een goede thuiswerkplek in te richten voor werkgevers. We zijn nu echter verder in de tijd en dit betekent dat er langzaamaan ook wat meer eisen gesteld kunnen worden als werknemers langdurig thuiswerken. Het Arbo-omstandighedenbesluit zegt over de inrichting van de werkruimte het volgende: de werkruimte van een thuiswerker moet zodanig zijn ingericht dat deze zoveel mogelijk zittend en op ergonomisch verantwoorde manier zijn/haar werk kan doen. Dit is toch wat anders dan aan de keukentafel je werk doen. 

Als werknemers volledig thuis werken dan is het aan de werkgever om hier goede voorzieningen voor te treffen. Wellicht dient een thuiswerkovereenkomst te worden gesloten. In de thuiswerkovereenkomst kan worden vastgelegd hoe arbeidsrisico te beperken door middel van instructies. De pauzes kunnen worden vastgelegd zodat kan worden aangetoond dat aan de zorgplicht is voldaan. Daarnaast kunnen praktische zaken worden vastgelegd zoals een onkostenvergoeding, het inloggen op een bedrijfsnetwerk en afspraken wat de consequenties zijn als de werknemer zich hier niet aanhoud.

De kosten voor de inrichting van de werkruimte mogen, buiten de loonheffingen, vergoed worden aan de werknemer als het onder de Arbo voorzieningen valt. Het wordt wel een dure hobby als je naast de thuiswerkplekken ook kantoorruimte hebt. Wat ook een interessante vraag is: als een werknemer geen ruimte thuis heeft om optimaal zijn werk uit te kunnen oefenen en er is geen kantoorruimte meer, krijg je dan de op- of aanbouw aan je huis vergoed? Of word je verplicht een deel van de woonkamer op te offeren als kantoorruimte?

Daarnaast willen werkgevers een vergoeding betalen voor de koffie, energieverbruik en daar is het weer, het toiletpapier. Deze vergoeding valt wel onder belast loon. Een mogelijkheid is om dit onder de werkkostenregeling vrije ruimte te laten vallen. Dit kan dan onbelast mits de ruimte dit toelaat. 

Op kantoor vallen de voorzieningen zoals koffie, thee, limonade (geen maaltijden) voor het personeel onder de nihil waarderingen. Met andere woorden dit mag onbelast verstrekt worden. 

Privacy

Een van de dingen die al hebben gespeeld in de thuiswerk sage van de afgelopen jaren is het checken van de werknemers of ze werken of niet.

Een aantal jaren geleden is bijvoorbeeld een softwarebedrijf in de VS op de vingers getikt omdat ze surveillance software gebruikten om het aantal toetsaanslagen te tellen bij werknemers die thuiswerkten. Zo gebruiken  bedrijven tegenwoordig software om elke 10 minuten screenshots te maken en controleren ze waar werknemers inloggen. De vraag is of dit niet in strijd is met de privacy.

Een Nederlandse rechter heeft inmiddels uitspraak gedaan dat een Nederlandse Universiteit (UvA) surveillancesoftware mag blijven inzetten.

Daarnaast gaat het om beveiliging van de software. De werkgever zal moeten zorgen dat er niet of moeilijk ingebroken kan worden op systemen. Dat kan in een kantooromgeving beter dan thuis. Wifi netwerken thuis staan vaak niet bekend om het hoge gehalte aan beveiliging. 

Online vergaderen via Zoom is fantastisch, maar ook hier geldt dat de beveiliging op orde moet zijn. 

Belastingwetgeving

De belastingdienst heeft een beleid dat de kosten voor de werkkamer in de eigen woning slechts aftrekbaar is als het een zelfstandige ruimte betreft. De kenmerken hiervan zijn een eigen in- of opgang en eigen sanitaire voorzieningen. Dit werkkamer beleid ziet vooral op werkkamers van ondernemers en Directeur Grootaandeelhouders (DGA’s). 

Gaan hier nog punten in veranderen als ook de ondernemers (eigenaren van bedrijven met personeel) definitief thuis gaan werken? Of ben je als ondernemer dan het haasje omdat de thuiswerkkamer voor hen helaas niet onder de regelingen voor ‘echt’ personeel valt?

De mens

Thuiswerken geeft een andere dynamiek. Je hoeft nergens naar toe want je bent er al. Dit betekent dat je een eigen ritme moet gaan creëren in de werk-privé balans. Normaal sta je op en na een ochtendritueel dat voor iedereen anders is ga je naar je werk. Nu is de reis er niet (behalve dan die drie stappen naar de werkkamer). Het is belangrijk om een routine aan te houden zoals je vroeger had om naar je werk te gaan. Dit is om in de workflow te komen en te blijven. 

Wanneer stop je met werk? Ook hier was de reis naar huis belangrijk. Je sloot het werk af, de deur ging dicht en je reed huiswaarts. Dit was het moment dat privé begon. Door thuiswerken moet je dus zelf die knop omzetten. Dit gaat bij de één een stuk makkelijker dan de ander. 

Mensen zijn sociale dieren. Op afstand van elkaar werken kan isolement veroorzaken. Mensen kunnen zich ver verwijderd voelen van het bedrijf en de missie. De saamhorigheid van een team dat fysiek bij elkaar zit zou groter zijn dan een team dat thuis werkt en online vergadert. Het geeft in ieder geval voor managers ook nieuwe uitdagingen om de teamspirit er in te houden. 

Ook voorkomende klacht schijnt nu de burn-out te zijn door stress op de thuiswerkplek. Combinatie van oncomfortabele werkplekken, teveel prikkelingen uit de omgeving die niet werk gerelateerd zijn en sociaal werk isolement schijnt daar debet aan te zijn.  

Aanvulling

Wij denken dat thuiswerken een aanvulling kan zijn en zeker een positieve kant heeft, denk hierbij aan het milieu, maar dat het voor de langere termijn geen vervanging is van werken op een kantoor. Gevoelsmatig wordt ‘home sweet home’ geen ‘home sweet office’. 

Kees en Mariëtte

Eens van gedachten wisselen over dit onderwerp of andere zaken? Vraag een consultancygesprek aan met ons Neem contact op

×